Haben Sie sich schon einmal Gedanken über die Reinigungskosten in Ihrem Unternehmen gemacht? Die folgende Geschichte stellt eine Situation dar, welche in ähnlicher Weise im Buch Kosten senken – Jetzt! beschrieben wurde. In unserem Team gingen die Meinungen über die Geschichte sehr auseinander.  Grund genug kritisch zu analysieren. Um Ihnen verständlich zu machen um was es geht haben wir eine ähnliche Story geschrieben. Im Anschluss finden Sie meine Analyse, Gedanken und Anregungen.

Viel Spaß beim Lesen!

Potentiale von A – Z | B wie Büroreinigung

Und wieder ein Sparprogramm, dachte sich Herr Schmidt, nachdem er das Meeting verlassen hatte. Und wieder werden Dienstreisen in den nächsten Ort zu einem wichtigen Entwicklungspartner in Höhe von 48 Euro gestrichen. Er schüttelt den Kopf. Kopierpapier und Dienstreisen. Die kleinen Positionen, die jeder begreifen kann, fallen dem Sparprogramm zuerst zum Opfer. Die sarkastischen Bemerkungen seiner Kollegen gibt es zu mindestens gratis. Zur Vorbereitung holt er sich eine heiße Tasse Kaffee und steuert ins Büro.

Ebenfalls unzufrieden mit den ersten Maßnahmen des Sparprogramms sitzt die Geschäftsführerin Frau Bischoff an ihrem Schreibtisch. So wird eine Erreichung der Zielkosten sehr schwer und außerdem hat sie ein eher flaues Gefühl im Magen, sollte sich das Kostensenkungsprogramm nur auf Maßnahmen zur Reduzierung der Reisekosten und Kosten für Kopierpapier und Toner belaufen.

Sie blättert angespannt durch die Unterlagen aus dem Controlling, in Gedanken versunken. Wie sollte sie Maßnahmen finden, die tatsächlich die Ziele erreichen könnten. Ihr fällt die Auswertung der Gemeinkosten ins Auge. Die Reinigungskosten sind rot angestrichen. Und wie bezieht sie die Führungskräfte mehr ein. Mitmachen und sich einbringen sieht anders aus. Sie lehnte sich zurück und ließ den Blick über die Wand schweifen. Der Blick blieb an einem Ausdruck an der Wand hängen, auf Ihm die Profit Center des Unternehmens.

Bingo.

Am nächsten Tag geht der Beschluss an die Abteilungsleiter raus.

Sehr geehrte Damen und Herren,

im Zuge des Sparprogramms weise ich an, dass die Reinigungskosten für Ihre Büros von den Gemeinkosten in Ihr Abteilungsbudget verlagert wird.

Ich habe mit dem Dienstleister die Vereinbarung getroffen, dass er auf Ihre Wünsche eingehen und mit Ihnen verhandeln soll.

Auf den Beschluss hin reagieren 40% der Cost-Center-Leiter »Warum sollen wir für die Büroreinigung zahlen? Unsere Schreibtische können wir auch selber sauber machen!« nachdem die übrigen Cost Center eigene Reinigungsumfänge mit dem Dienstleister vereinbarten und die Preisverhandlungen abgeschlossen waren, trug die Reduzierung der Reinigungskosten um ca. 34% zum Erreichen der Ziele und Erfolg des Kostensenkungsprogrammes bei.

Die Änderung hat das Kostenbewusstsein der Abteilungsleiter und Mitarbeiter geschärft. Zudem waren sich die wenigsten zu fein selber Verantwortung über Ihren Arbeitsplatz zu nehmen, den Schreibtisch aufzuräumen und zu putzen, Fenster zu reinigen, zu saugen oder den Papierkorb herauszubringen.

Analyse

Nachdem ich angefangen habe diesen Blogartikel zu verfassen, konfrontierte ich Benjamin (unser Tech Lead) mit der Geschichte. Mir schlug Skepsis entgegen und Unverständnis. Wenn es im Unternehmen soweit komme, dass Ingenieure Fenster putzen dann ist es sowieso zu spät.

Betrachten wir die Idee analytisch und frei von Emotionen aus der Brille eines Cost Engineers.

Aktualität der Verträge und Wettbewerb

Verträge die älter als drei Jahre sind sollten Sie prüfen oder prüfen lassen. Zum einen ob der Inhalt (Reinigungsumfang) noch auf dem aktuellsten Stand ist. Wurden Büroflächen reduziert und dennoch abgerechnet? Solche Leichen sorgen für unnötige Kosten und müssen bereinigt werden. Es gilt zum anderen zu prüfen, inwieweit es nicht jemandem am Markt gibt, der Ihnen die Leistung schneller, zu einem geringeren Preis oder besserer Qualität anbietet kann. Nutzen Sie den Wettbewerb in diesem Markt für sich und holen Sie alle drei Jahre Angebote ein und vergleichen Sie. Diese Maßnahme macht aus meiner Sicht vollkommen Sinn.

Zentralisierung vs. Dezentralisierung

In der Geschichte wurde ein einziger Vertrag auf die Cost Center aufgesplittet. Das ist ein gutes Beispiel für Dezentralisierung. Sie erreichen mit Sicherheit, dass einige Bereiche den Reinigungsvertrag komplett einstellen. Andere Führungskräfte sind bessere Verhandler und können den Dienstleister drücken. Andere verhandeln schlecht und bezahlen mehr.

Es ist sinnvoll die Kosten direkt den Cost-Centern zuzurechnen. Es liegt nahe, dass, wie in der Geschichte beschrieben, ein Kostenbewusstsein bei den Verantwortlichen Cost-Center-Leitern entsteht. Die betroffenen Führungskräfte werden dann selber handeln oder die Unternehmensleitung dazu bewegen zu handeln.

Sie sollten allerdings abwägen ob eine Zentralisierung der Reinigungskosten nicht doch einen größeren Vorteil birgt. Wenn Sie mehrere Standorte besitzen, können Sie durch mehr Volumen eine größere und mächtigere Verhandlungsposition aufbauen.

Opportunitätskosten

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine Entscheidung treffen, wählen Sie zwischen Alternativen aus. Im vorliegenden Fall können Ihre Mitarbeiter die Fenster selber putzen oder Sie lassen die Fenster von einem Reinigungsunternehmen putzen.

Wenn Sie die Fenster von Ihren Mitarbeitern putzen lassen dann können diese nicht Ihrer Arbeit nachgehen womit Ihr Unternehmen Geld verdient. Es gehen Umsatz und Gewinn verloren, die Zieltermine werden nicht mehr eingehalten oder die Qualität der Arbeit leidet. Das sind die Opportunitätskosten dafür, dass Ihre Mitarbeiter Fensterputzen anstatt ihrer eigentlichen Arbeit nachzugehen.

Andersrum bezahlen Sie das Reinigungsunternehmen für jede Stunde die es Fenster putzt. Wenn Ihre Mitarbeiter in dieser Zeit durch Ihre Arbeit Umsatz und Gewinn für Ihr Unternehmen erwirtschaften, haben Sie einen Opportunitätserlös. Einen Opportunitätserlös haben Sie nur, wenn der erwirtschaftete Ertrag über den Kosten liegt, die anfallen, wenn das Reinigungsunternehmen Ihre Fenster putzt.

Kündigen Sie den Reinigungsvertrag dann sparen Sie sofort die Kosten des Vertrages ein. Hurra!

Allerdings macht die Entscheidung Ihre Mitarbeiter Fensterputzen zu lassen nur Sinn, wenn diese aufgrund der Auftragssituation nicht mit Arbeit ausgelastet sind, welche Ihnen Umsatz bringt und Ihre Kosten deckt.

Wenn wir es auf die Spitze bringen dann macht die Entscheidung, dass Ihre Mitarbeiter selber die Fenster putzen nur Sinn, wenn Sie dies kostengünstiger (Stundensatz Ihrer Mitarbeiter vs. Stundensatz des Reinigungsunternehmens) als die Reinigungsfirma tun.

Was uns zum nächsten Punkt bringt…

Arbeitsteilung, Spezialisierungseffekte, Fokus und Mindset

Das Prinzip der Arbeitsteilung und Spezialisierung wurde im besonderen Maße von Henry Ford geprägt, welcher das erste Automobil in Serie produzierte und die einzelnen Arbeitsschritte auf die kleinste Einheit herunterbrach. Das Ergebnis war eine steile Lernkurve der Mitarbeiter, weil sich jeder nur um einen kleinen Teil im Produktionsprozess kümmerte. Durch Spezialisierung steigt die Qualität und es sinkt die Dauer der Tätigkeit, weil Routine eintritt.

Ein Reinigungsunternehmen ist auf Büroreinigung spezialisiert und sollte ein besseres Ergebnis in kürzerer Zeit und bei geringeren Kosten erreichen als Ihre Mitarbeiter.

Jeder Unternehmer ist angehalten sich auf sein Fachgebiet und seine Expertise zu fokussieren um erfolgreich zu sein. Das gilt auch für die hochqualifizierten Fach- und Führungskräfte in Ihrem Unternehmen. Während eines Sparprogramms, unabhängig von den Gründen aus denen dieses resultiert, muss der Fokus auf die wesentlichen Aktivitäten liegen. Zum Beispiel sollte die Expertise von Ingenieuren in Kostensenkungsprojekten statt selbstständiger Reinigung der Fenster investiert werden. Wenn zusätzlich das Fensterputzen erledigt werden würde, weil die Mitarbeiter wissen, dass es ums Ganze geht ist dies ein positiver Nebeneffekt einer erfolgreichen Führung und Implementierung eines Erfolg-um-Alles-Mindsets. In einem solchen Fall würden Ihre Mitarbeiter erst die wesentliche Arbeit fokussieren und zur Entspannung oder als Bildschirmpause das Putztuch in die Hand nehmen.

Gesetzliche Hintergründe

Beachten Sie jedoch auch die gesetzlichen Hintergründe. Ihre Mitarbeiter dürfen nur vertragsfremde Arbeiten zugewiesen bekommen, wenn keine vertragskonformenarbeiten verfügbar sind. Von einem Entwickler oder Konstrukteur dürfen Sie also keine untergeordneten Hilfs- und Reinigungsarbeiten verlangen.

Letztendlich müssen Sie als Führungskraft ein Verständnis für die angespannte Situation (Kosten reduzieren) bei Ihren Mitarbeitern erzeugen. Durch eine gute Kommunikation, Motivation und Vorbildwirkung können Sie das schaffen.

Fazit

Ich finde die Story gelungen und laut den Autoren stammt die Geschichte aus der Realität. Der Cost-Center-Gedanke wurde in kleinen und mittleren Unternehmen umgesetzt und hat zu Erfolgen von bis zu 32% Kostenersparnis im Bereich der Büroreinigungskosten geführt.

Prüfen Sie die Idee für Ihr Unternehmen kritisch. Ich hoffe Sie haben einige Anregungen für sich oder Ihr Cost Engineering mitgenommen.

Bei Fragen rund um Cost Engineering, Kostenkalkulation und -optimierung, Gewinn Steigerung und Kostensenkung können Sie sich gerne an mich wenden.

BG

Sebastian Möller

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